De Sri Lankaanse Rafath werkt sinds maart vanuit de Sri Lankaanse hoofdstad Colombo bij DHV Accountancy uit Purmerend. Niet als anonieme kracht op afstand, maar als volwaardig teamlid. Accountant en partner Brian de Wit: “Het is onze collega met veel kennis en kunde, die net iets verder weg zit.”

De krapte op de arbeidsmarkt is een gegeven in de accountancysector. Vooral medewerkers die administratieve werkzaamheden kunnen en willen blijven doen zijn schaars, constateert De Wit. “Daardoor ontstaat in teams een gat aan de onderkant. De basiswerkzaamheden blijven bestaan, maar steeds minder mensen willen ze doen.” Die constatering bracht hem op het spoor van Gapstars Finance. 

Gapstars koppelt al tien jaar IT-professionals aan bedrijven en bemiddelt sinds drie jaar ook finance specialisten (via het label Gapstars Finance). Voor DHV een kans om het team toekomstbestendig te maken. 

Volwaardig teamlid 

Rafat werkt sinds maart dagelijks mee als volwaardig teamlid. De Wit: “Gapstars zegt altijd: het is geen resource in het buitenland, maar een collega die iets verder weg zit. En zo is het ook écht. Rafat maakt deel uit van onze groepsapps, collega’s hebben dagelijks contact met hem en als hij jarig is sturen we via Gapstars een cadeau. Dat klinken als kleine zaken, maar juist dat soort dingen maken het verschil.”

Doorgroeien

DHV Accountancy is een kantoor van 22 medewerkers, vooral actief in het administreren en rapporteren voor investeringsfondsen. Daarnaast verzorgt het accountantskantoor mkb-samenstelwerk, jaarrekeningen en fiscaal advies. De groei van het kantoor was aanleiding om naar nieuwe oplossingen te kijken. “De nood was op dat moment niet enorm hoog”, vertelt De Wit. “Maar we zagen wel dat het wat betreft medewerkers in de toekomst krap zou worden. We groeien lekker door en we hebben dus medewerkers nodig in de toekomst. Echter, de uitstroom vanuit accountancyopleidingen naar het werkveld is niet groot. En dus moet je kijken naar andere mogelijkheden.”

Vijf kandidaten

De Wit hoorde via een klant over Gapstars Finance. “We vroegen elkaar: kunnen jullie nog personeel vinden? Beiden concludeerden we: het is en blijft lastig. Daarop kwam onze klant met de mogelijkheid van Gapstars Finance. In januari hadden we het eerste gesprek.” Sollicitatiegesprekken vonden online plaats. Binnen een maand zag het kantoor vijf kandidaten. Rafat sprong eruit. “Omdat we een klein kantoor zijn, vinden we inwerken belangrijk. We hebben gekozen voor iemand die niet alleen inhoudelijk sterk is, maar ook goed past bij onze cultuur.”

In Sri Lanka kennismaken

Die overtuiging leidde ertoe dat De Wit in maart samen met een collega naar Sri Lanka vloog om Rafat persoonlijk in te werken. “Dat was een fantastische week. Gapstars had alles perfect geregeld: een eigen kantoorruimte met ons logo erop. Naast ons zat een ander accountantskantoor. Zij kwamen ook iemand inwerken. Je voelt daar meteen: dit is geen callcenteromgeving, maar een professionele werkomgeving met goed opgeleide mensen.”

Anekdotes 

De eerste werkweek leverde meteen enkele anekdotes op. “We gingen even koffie halen en toen we terugkwamen, had Rafat al een lijst gemaakt met vragen. Hij had zelf al allerlei Nederlandse termen op facturen vertaald: factuurdatum, referentienummer, noem maar op. Maar bij één woord kwam hij er niet uit. Hij zei: Ik heb het opgezocht, maar ik heb geen idee wat dit betekent: Tikkie.” 

Ook cultuurverschillen komen soms bovendrijven. Niet als probleem, wel als mooie illustratie. “Toen hij jarig was, stuurde hij een filmpje. In Sri Lanka snijdt de jarige de taart aan, iedereen zingt en vervolgens eet de jarige als eerste een hap uit zijn handen. Dat vinden wij dan weer prachtig om te zien.”

Universitair afgestudeerd

Wie denkt dat DHV een junior op afstand heeft rondlopen, zit er naast. De Wit: “De professionals die Gapstars voorstelt, zijn universitair afgestudeerd. Vaak hebben ze werkervaring bij de big four. Het kennisniveau is echt heel hoog.” Dat maakt dat Rafat veel meer doet dan het verwerken van bonnetjes. Inmiddels verwerkt hij administraties in Exact Online, werkt hij met controlemomenten via workflows en wordt zijn rol stap voor stap uitgebreid. “We willen dat hij ook jaarrekeningen gaat maken. Daar is hij heel goed toe in staat. En eerlijk gezegd verwacht ik zelfs dat de kwaliteit omhooggaat. Omdat hij heel strikt, heel precies, is.”

Taal geen belemmering 

Bepaalde onderdelen vroegen wel extra begeleiding. Btw‑regelgeving bijvoorbeeld. “Dat onderschatten we een beetje. In Nederland kan btw al ingewikkeld zijn en voor investeringsfondsen is dat helemaal het geval. Maar dat is geen kwestie van niveau. Dat is puur kennis van lokale regels.” De taal blijkt nauwelijks een belemmering. “Ze spreken uitstekend Engels. De klank is soms even wennen, maar daar wen je snel aan. En eerlijk is eerlijk: in onze praktijk verloopt veel communicatie toch via e‑mail en Teams.”

Collega-gevoel 

De Wit is uitgesproken over de manier waarop hij de samenwerking ziet. “Ik heb niets met het woord outsourcing. Daar hangt een stigma aan. Alsof je je werk uitbesteedt aan een anonieme fabriek. Maar dat is dit niet. Rafat is een volwaardige collega. Niet iemand in Purmerend of Volendam, maar iemand die wat verder weg zit.” Juist dat collega‑gevoel doet ertoe, vindt hij. De persoonlijke klik, de gezamenlijke week in Sri Lanka, het dagelijkse contact: het draagt bij aan vertrouwen. “Je moet het zien als een teamuitbreiding. Een internationale collega die onze manier van werken overneemt en uiteindelijk anderen kan inwerken. Idealiter leidt hij straks zelfs nieuwe collega’s in Sri Lanka op.”

Kroon op zijn werk 

Waar De Wit ronduit enthousiast is, ziet hij één nadeel: de afstand. “Sri Lanka is niet naast de deur. Natuurlijk kun je veel online, maar persoonlijk contact blijft waardevol.” Daarom wordt nagedacht over uitbreiding in Portugal, waar Gapstars Finance ook plannen heeft. “Als daar een hub komt, zou dat mooi zijn. Maar we laten Rafat natuurlijk niet zomaar vallen. We zijn nu zelfs bezig om hem naar Nederland te halen. Voor hem is dat een kroon op zijn werk. Hij kijkt er enorm naar uit om Nederland te zien. Amsterdam, Volendam, alles…”

Nieuwsgierig 

Hoe reageren klanten?  De Wit: “Positief. We hebben meegewerkt aan een artikel over deze vorm van samenwerking in het Financieele Dagblad. Na publicatie kreeg ik reacties van klanten: ‘Wat tof dat jullie dit doen.’ Vooral investeringsfondsen kennen dit soort internationale structuren al. En collegakantoren zijn over het algemeen nieuwsgierig: hoe werkt dit? Wat loop je tegenaan?” Rafat heeft nog geen direct klantcontact, maar De Wit sluit dat in de toekomst niet uit. “Dat gaat zeker gebeuren. Bij grotere klanten is Engels geen enkel probleem.”

Absoluut aanraden 

Volgens hem is vooral het idee dat buitenlandse collega’s alleen administratief laaggeschoold werk doen een misverstand. “Ze kunnen veel meer. Jaarrekeningen, complexe administraties, noem maar op… Het talentniveau is gewoon erg hoog.” De Wit raadt deze vorm van samenwerken dan ook aan aan andere kantoren. “Als je een kantoor hebt dat lijkt op het onze, zou ik het absoluut aanraden. De combinatie van digitalisering, goede mensen in Nederland én goede mensen in het buitenland is waar je de toekomst mee ingaat. Het een sluit het ander niet uit.” 

Remote teams met hoogopgeleide professionals  

Gapstars Finance bouwt remote financeteams met hoogopgeleide professionals uit Sri Lanka en Portugal, die functioneren als een directe uitbreiding van het Nederlandse team. Gapstars richt zich op embedded samenwerking. Klanten zijn zelf betrokken bij de selectie en integratie van hun collega’s op afstand. De teams ondersteunen uiteenlopende financiële functies. Van boekhouding en auditing tot aan financial control en compliance. Gapstars neemt alle operationele zaken uit handen, zoals recruitment, HR, payroll en performancemanagement. Zo krijgen organisaties snel toegang tot schaars financieel talent en kunnen zij efficiënt opschalen. Dat zonder kwaliteitsverlies. Zie www.gapstarsfinance.net.